จดหมายกิจธุระ คือจดหมายที่ติดต่อเรื่องธุรกิจ การงาน เป็นการติดต่อระหว่างบุคคลกับบุคคล บุคคลกับหน่วยงานราชการ หรือบุคคลกับบริษัท ห้าง ร้าน ซึ่งมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัว ในการเขียนจดหมายเชิญวิทยากร หรือจดหมายขอบคุณวิทยากร ก็จะเขียนในรูปแบบจดหมายกิจธุระเช่นกัน
ส่วนประกอบของจดหมายกิจธุระ
1. หัวจดหมาย ถ้าเป็นบุคคลธรรมดา ก็ใช้ที่อยู่ของผู้เขียน แต่ถ้าเป็นหน่วยงาน ก็จะเป็นชื่อองค์กร หรือหน่วยงานที่ออกจดหมาย มีที่อยู่หน่วยงาน เหมือนจดหมายธรรมดา
2. ลำดับของจดหมาย เช่น ที่ ศธ5/2562 โดย ศธ เป็นอักษรย่อหน่วยงาน ในที่นี้คือ กระทรวงศึกษาธิการ แต่ถ้าผู้เขียนจดหมายเป็นบุคลธรรมดา ก็ไม่ต้องมีในส่วนนี้
3. วัน เดือน ปี ที่ออกจดหมาย เหมือนจดหมายธรรมดา
4. เรื่อง เป็นการเขียนระบุจุดประสงค์ของการเขียนจดหมาย เช่น ขอเชิญให้มาเป็นวิทยากร
5. คำขึ้นต้นจดหมาย ใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยชื่อ นามสกุล รวมถึงยศ และตำแหน่งของผู้รับ หรือถ้าผู้รับเป็นผู้ที่มียศฐาบรรดาศักดิ์สูง เช่น รัฐมนตรี นายกรัฐมนตรี ก็ต้องใช้คำขึ้นต้นที่แตกต่างไปจากคำว่า “เรียน” คำขึ้นต้นจดหมายต้องคำนึงถึงเรื่องนี้ด้วย
6. สิ่งที่ส่งมาด้วย เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายส่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้) นั่นคือสิ่งที่ส่งมาด้วย จะต้องระบุว่าเป็นอะไร
7. ข้อความหรือเนื้อหาของจดหมาย เป็นเนื้อหาสาระหลักของจดหมาย มักมี 3 ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาวก็สามารถมีมากกว่านั้นได้ เป็นภาษาเขียน ภาษาราชการ เป็นข้อเท็จจริงเท่านั้น ไม่มีข้อคิดเห็นเจือปน
แบบฟอร์มจดหมายกิจธุระ
ชื่อหน่วยงาน
ที่อยู่ของหน่วยงาน
วันที่ เดือน พ.ศ.
เรื่อง ...........
เรียน ...........
สิ่งที่ส่งมาด้วย ...........
ย่อหน้าที่ 1 เท้าความ
ย่อหน้า 2 ประเด็นและรายละเอียดตามชื่อเรื่อง
ย่อหน้า 3 สรุปตามชื่อเรื่องอีกครั้ง
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(ชื่อผู้เขียน ตัวบรรจง)
ตำแหน่ง
หมายเหตุ
- วันที่ มักอยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ
- คำลงท้าย ในที่นี้คือคำว่า “ขอแสดงความนับถือ” มักอยู่ตรงกับวันที่
เรียบเรียงโดย : อลงกรณ์ พลอยแก้ว
