5 ขั้นตอนจัดโต๊ะทำงานให้โปรดักทีฟสุดๆ

ไม่ว่าจะเป็นฟรีแลนซ์ที่ทำงานจากที่บ้าน พนักงานออฟฟิศ หรือนักเรียน การมี โต๊ะทำงานที่เป็นระเบียบและส่งเสริม productivity คือกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้โฟกัสกับงานได้ดีขึ้น ลดความเครียด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ถึงขีดสุด หลายคนมองข้ามความสำคัญของการจัดระเบียบพื้นที่ส่วนตัวนี้ไป ทั้งที่จริงแล้วมันส่งผลกระทบโดยตรงต่อทั้งสุขภาพกาย สุขภาพจิต และผลลัพธ์ของงาน บทความนี้จะพาคุณไปพบกับ 5 ขั้นตอนจัดโต๊ะทำงานให้โปรดักทีฟสุดๆ พร้อมเคล็ดลับและหลักการตามหลัก Ergonomics ที่จะช่วยให้เราสร้างสรรค์พื้นที่ทำงานในฝันได้อย่างยั่งยืน

1. ประเมินและกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอนแรกและเป็นหัวใจสำคัญของการจัดระเบียบโต๊ะทำงานคือ การกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ลองมองสำรวจสิ่งของทั้งหมดบนโต๊ะและในลิ้นชัก แล้วถามตัวเองว่า "สิ่งนี้จำเป็นต้องอยู่ตรงนี้หรือไม่?" หรือ "ฉันได้ใช้สิ่งนี้บ่อยแค่ไหน?" การกำจัดสิ่งของที่ไม่ได้ใช้ ไม่เกี่ยวข้องกับงาน หรือเป็นเพียงของสะสมที่สร้างความรกตาออกไป จะช่วยให้คุณมีพื้นที่ว่างมากขึ้น และลดสิ่งรบกวนสมาธิได้อย่างมหาศาล

วิธีการลงมือทำ
- เริ่มจากเคลียร์ของทั้งหมดออกจากโต๊ะ นำทุกอย่างออกจากโต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะเป็นปากกา เอกสาร แก้วน้ำ หรือของตกแต่ง เพื่อให้เรามองเห็นพื้นที่ว่างเปล่าอย่างแท้จริง
- คัดแยกสิ่งของออกเป็น 3 กอง
เก็บ : สิ่งของที่คุณใช้เป็นประจำและจำเป็นต่อการทำงาน
ทิ้ง/บริจาค : สิ่งของที่ไม่ใช้แล้ว เสียหาย หรือไม่จำเป็นอีกต่อไป
ย้าย : สิ่งของที่ไม่ควรอยู่บนโต๊ะทำงาน เช่น ของใช้ส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับการทำงาน หนังสือที่ไม่ใช่อ้างอิงในปัจจุบัน หรือของตกแต่งที่มากเกินไป
- ทำความสะอาดโต๊ะ เมื่อเคลียร์สิ่งของออกไปแล้ว ให้เช็ดทำความสะอาดโต๊ะทำงานของเราอย่างทั่วถึง การมีพื้นที่สะอาดจะช่วยให้รู้สึกสดชื่นและอยากเริ่มงาน

2. จัดวางอุปกรณ์หลักตามหลัก Ergonomics “สุขภาพดี ประสิทธิภาพพุ่ง”

การจัดวางอุปกรณ์หลักอย่างถูกต้องตามหลัก Ergonomics (การยศาสตร์) ไม่เพียงช่วยเพิ่มความสบายในการทำงาน แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงของการเกิดอาการปวดเมื่อยต่างๆ เช่น อาการออฟฟิศซินโดรม ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อ Productivity ของเรา
วิธีการลงมือทำ
- ปรับเก้าอี้ให้เหมาะสม เริ่มต้นด้วยการปรับความสูงของเก้าอี้ให้เท้าของคุณวางราบกับพื้นได้เต็มฝ่าเท้า หัวเข่าทำมุมประมาณ 90-100 องศา และก้นชิดกับพนักพิง ควรมีหมอนรองหลังหากเก้าอี้ไม่รองรับส่วนโค้งของหลัง
- ปรับหน้าจอคอมพิวเตอร์
ระยะห่าง : ควรวางหน้าจอห่างจากดวงตาประมาณ 1 ช่วงแขน หรือประมาณ 40-70 เซนติเมตร
ระดับสายตา : ขอบบนของหน้าจอควรอยู่ในระดับเดียวกับสายตา หรือต่ำกว่าเล็กน้อย เพื่อให้ศีรษะตั้งตรงและคอไม่ก้มมากเกินไป
หลีกเลี่ยงแสงสะท้อน : จัดวางหน้าจอให้ตั้งฉากกับหน้าต่างหรือแหล่งกำเนิดแสง เพื่อลดแสงสะท้อนบนหน้าจอที่อาจทำให้ปวดตา
จัดวางคีย์บอร์ดและเมาส์ : วางคีย์บอร์ดและเมาส์ให้อยู่ใกล้ตัวที่สุด เพื่อให้ข้อศอกงอประมาณ 90-100 องศา ข้อมืออยู่ในแนวตรง ไม่บิดงอ หากจำเป็นควรใช้ที่รองข้อมือเพื่อลดแรงกด
จัดวางโทรศัพท์และอุปกรณ์สื่อสาร : วางไว้ในตำแหน่งที่หยิบใช้ง่าย ไม่ต้องเอื้อมมากเกินไป เพื่อลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น

3. สร้างระบบจัดเก็บสำหรับสิ่งของจำเป็น

เมื่อกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปแล้ว และจัดวางอุปกรณ์หลักอย่างเหมาะสม ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างระบบจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพสำหรับสิ่งของที่เหลืออยู่ การมีที่เก็บเฉพาะสำหรับทุกสิ่งจะช่วยให้เราหาของเจอได้ง่าย ประหยัดเวลา และลดความวุ่นวาย
วิธีการลงมือทำ
- จัดหมวดหมู่สิ่งของ แยกประเภทของสิ่งของที่เหลือ เช่น อุปกรณ์เครื่องเขียน เอกสาร สายชาร์จ โน้ตบุ๊ก หรือของใช้ส่วนตัวขนาดเล็ก
- ลงทุนในอุปกรณ์จัดเก็บที่เหมาะสม
กล่องลิ้นชักอเนกประสงค์/ถาดจัดระเบียบ : เหมาะสำหรับเก็บปากกา ดินสอ คลิปหนีบกระดาษ หรืออุปกรณ์สำนักงานชิ้นเล็กๆ
ที่วางเอกสารแนวตั้ง/กล่องเก็บเอกสาร : ช่วยให้เอกสารไม่กระจัดกระจายและหยิบใช้สะดวก
ที่เก็บสายไฟ/กล่องเก็บปลั๊กพ่วง : ซ่อนสายไฟที่พันกันยุ่งเหยิงให้เป็นระเบียบ ทำให้โต๊ะดูสะอาดตาและปลอดภัย
ชั้นวางของขนาดเล็ก/ชั้นวางจอคอมพิวเตอร์แบบมีช่องเก็บของ : ช่วยเพิ่มพื้นที่เก็บของในแนวตั้งโดยไม่กินพื้นที่บนโต๊ะมากเกินไป
จัดเก็บของให้เข้าที่หลังใช้งาน : สร้างนิสัยการเก็บของเข้าที่เดิมทุกครั้งหลังใช้งาน นี่คือหัวใจสำคัญที่จะทำให้โต๊ะทำงานของเราเป็นระเบียบอยู่เสมอ

4. จัดการแสงสว่างและบรรยากาศ

แสงสว่างที่เหมาะสมและบรรยากาศโดยรวมของพื้นที่ทำงานมีผลอย่างมากต่ออารมณ์ สมาธิ และสุขภาพตาของคุณ การจัดแสงที่ถูกต้องจะช่วยลดความเมื่อยล้าของดวงตาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
วิธีการลงมือทำ
- ใช้ประโยชน์จากแสงธรรมชาติให้มากที่สุด พยายามจัดโต๊ะทำงานให้อยู่ใกล้หน้าต่าง เพื่อรับแสงธรรมชาติให้เพียงพอ แสงธรรมชาติช่วยให้รู้สึกสดชื่นและลดอาการปวดตา
- เลือกใช้แสงไฟที่เหมาะสม
ความสว่าง : ควรมีความสว่างประมาณ 300-500 ลูเมน สำหรับงานทั่วไป หากเป็นงานที่ต้องการความละเอียดสูง อาจเพิ่มความสว่างเป็น 750-1,000 ลูเมน
อุณหภูมิสี : แสงสีขาวเย็น (5000-6500K) เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความตื่นตัวและสมาธิสูง เช่น งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรืองานที่ต้องอ่านเอกสารจำนวนมาก
ตำแหน่งโคมไฟ : หากใช้โคมไฟตั้งโต๊ะ ควรวางให้อยู่ฝั่งตรงข้ามกับมือที่ใช้เขียน เพื่อลดเงาบนพื้นที่ทำงาน
- เพิ่มองค์ประกอบที่สร้างแรงบันดาลใจ
ต้นไม้ขนาดเล็ก : ต้นไม้ช่วยฟอกอากาศและสร้างความรู้สึกผ่อนคลาย
รูปภาพที่สร้างแรงบันดาลใจ : รูปครอบครัว รูปวิวสวยๆ หรือสิ่งที่คุณชื่นชอบ ช่วยสร้างพลังบวก
กลิ่นหอมบำบัด : เทียนหอม หรือ diffuser กลิ่นอ่อนๆ เช่น ลาเวนเดอร์ หรือยูคาลิปตัส ช่วยให้รู้สึกผ่อนคลายหรือตื่นตัวได้

5. สร้างกิจวัตรการจัดระเบียบและพักผ่อน

การจัดระเบียบโต๊ะทำงานไม่ใช่แค่การทำครั้งเดียวแล้วจบ แต่เป็นการสร้างนิสัยและกิจวัตรประจำวันที่จะช่วยรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี และการพักผ่อนอย่างเหมาะสมก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน
วิธีการลงมือทำ
- จัดโต๊ะทำงานให้เป็นกิจวัตรประจำวัน
ก่อนเริ่มงาน : ใช้เวลา 5 นาทีจัดเตรียมโต๊ะให้พร้อมสำหรับการทำงานในแต่ละวัน
หลังเลิกงาน : ใช้เวลา 5-10 นาทีในการเก็บกวาดสิ่งของบนโต๊ะ จัดเรียงเอกสาร และเช็ดทำความสะอาดเบื้องต้น เพื่อให้เช้าวันใหม่เริ่มต้นด้วยโต๊ะที่สะอาดและเป็นระเบียบ
- หมั่นลุกขึ้นขยับร่างกาย การนั่งนานเกินไปส่งผลเสียต่อสุขภาพ ควรลุกขึ้นยืดเส้นยืดสายหรือเดินไปมาทุกๆ 30-60 นาที เพื่อผ่อนคลายกล้ามเนื้อและกระตุ้นการไหลเวียนโลหิต
- กำหนดเขตปลอดสิ่งรบกวน หากมีพื้นที่จำกัด พยายามกำหนดเขตบนโต๊ะสำหรับงานเท่านั้น และย้ายสิ่งของส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปจากสายตาเมื่อถึงเวลาทำงาน
- ตรวจสอบและปรับเปลี่ยน โต๊ะทำงานของเราอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนไปตามประเภทงานที่ทำ หรืออุปกรณ์ใหม่ๆ ที่เพิ่มเข้ามา หมั่นตรวจสอบและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมอยู่เสมอ

การลงทุนเวลาเล็กน้อยในการจัด โต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบและเหมาะสม ไม่ใช่แค่เรื่องของความสวยงาม แต่เป็นการลงทุนเพื่อสุขภาพกาย สุขภาพจิต และที่สำคัญที่สุดคือ productivity ที่เพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดด เมื่อคุณมีพื้นที่ทำงานที่ส่งเสริมการโฟกัส ปราศจากสิ่งรบกวน และสบายต่อร่างกาย คุณจะพบว่าตัวเองสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีความคิดสร้างสรรค์ และมีความสุขกับการทำงานในทุกๆ วัน ลองนำ 5 ขั้นตอนนี้ไปปรับใช้ แล้วคุณจะสัมผัสได้ถึงความแตกต่างอย่างแน่นอน

แหล่งข้อมูลอ้างอิง
5 วิธีจัดโต๊ะทำงานจากผู้เชียวชาญ Ergonomics เพื่อสุขภาพที่ดี โดย Wall Street Journal

Ergotrend: จัดโต๊ะทำงานอย่างไร ให้ถูกหลัก ERGONOMIC 

OFM Blog: ส่อง 5 ไอเทม ตัวช่วยจัดโต๊ะทำงาน บอกลาโต๊ะรก ไม่เป็นระเบียบ