6 เทคนิคเพิ่ม Productivity ให้ทำงานได้เสร็จเร็วขึ้นแบบมือโปร

การเพิ่ม Productivity คือหัวใจสำคัญของการบริหารตนเองอย่างมีประสิทธิภาพในยุคที่เวลามีค่ามากกว่าทอง ไม่ว่าจะเป็นมนุษย์เงินเดือน ฟรีแลนซ์ หรือเจ้าของธุรกิจ ทุกคนต่างต้องการวิธีที่ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น โดยไม่ลดคุณภาพของผลลัพธ์ การจัดการเวลาให้คุ้มค่า การรู้จักลำดับความสำคัญ และการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจึงเป็นทักษะที่ต้องฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง บทความนี้จะแนะนำ 7 เทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณเพิ่ม Productivity ได้แบบมืออาชีพ ช่วยให้ชีวิตการทำงานลื่นไหลและมีเวลาเหลือไปทำในสิ่งที่รัก

1. วางแผนทุกวันก่อนเริ่มงาน

การวางแผนก่อนเริ่มงานแต่ละวันเป็นพื้นฐานที่ช่วยให้สมองมีทิศทางและลดความเครียดจากความไม่แน่นอน การใช้เวลาเพียง 5-10 นาทีในตอนเช้าเพื่อจัดลำดับงานจากสำคัญมากไปน้อย จะช่วยให้คุณโฟกัสได้มากขึ้น เครื่องมือที่น่าสนใจ เช่น Bullet Journal, To-Do List หรือแอปอย่าง Todoist และ Notion ล้วนเป็นผู้ช่วยที่ดี การมีแผนงานชัดเจนยังช่วยป้องกันการหลุดโฟกัสจากสิ่งรบกวนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ใช้เทคนิค Pomodoro ในการทำงาน

เทคนิค Pomodoro คือการทำงานเป็นรอบ รอบละ 25 นาที แล้วพัก 5 นาที ซึ่งเป็นการจัดการพลังงานสมองให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยหลังทำงานครบ 4 รอบ ควรพักยาว 15-30 นาที วิธีนี้ช่วยป้องกันอาการเหนื่อยล้าและเบื่อหน่ายจากการนั่งทำงานต่อเนื่องนาน ๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณทำงานอย่างตั้งใจในแต่ละช่วงเวลา ไม่เสียสมาธิไปกับการเช็กมือถือหรือเล่นโซเชียลแบบไม่รู้ตัว

3. ตัดสิ่งรบกวนรอบตัวออกให้หมด

สิ่งรบกวนเล็ก ๆ อย่างเสียงแจ้งเตือนจากโทรศัพท์ หรือข้อความในแอปแชตอาจทำให้คุณเสียเวลาและพลังงานโดยไม่รู้ตัว เทคนิคคือการปิดการแจ้งเตือนขณะทำงาน หรือใช้โหมด “ห้ามรบกวน” (Do Not Disturb) ของอุปกรณ์ต่าง ๆ รวมถึงกำหนดช่วงเวลาสำหรับตอบแชตหรืออีเมลให้ชัดเจนในแต่ละวัน การสร้างพื้นที่ทำงานที่เงียบสงบ และจัดโต๊ะให้เรียบร้อยก็ช่วยให้มีสมาธิมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

4. ใช้กฎ 2 นาทีเพื่อจัดการงานเล็ก ๆ

กฎ 2 นาทีหมายถึง ถ้ามีงานที่ใช้เวลาทำไม่เกิน 2 นาที เช่น ตอบอีเมล แจ้งหัวหน้า หรือส่งไฟล์งาน ให้ลงมือทำทันทีแทนที่จะผลัดไปเรื่อย ๆ วิธีนี้จะช่วยลดการสะสมของงานยิบย่อยที่มักกลายเป็นภาระกองโตในภายหลัง นอกจากนี้ยังช่วยลดความเครียดที่เกิดจากการรู้ว่ายังมี “งานค้าง” ที่ไม่ได้ทำอยู่เสมอ

5. เรียนรู้การจัดลำดับความสำคัญ (Priority Matrix)

การจัดลำดับความสำคัญของงานคือการรู้ว่างานใดควรทำก่อน งานใดควรรอ และงานใดไม่จำเป็นต้องทำเลย วิธีที่นิยมคือ Eisenhower Matrix ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่
- ด่วนและสำคัญ (ทำทันที)
- สำคัญแต่ไม่ด่วน (วางแผนทำ)
- ด่วนแต่ไม่สำคัญ (มอบหมายหรือทำภายหลัง)
- ไม่ด่วนไม่สำคัญ (ตัดทิ้ง)
วิธีนี้จะช่วยให้เราใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ และไม่เสียพลังกับงานที่ไม่มีคุณค่าในระยะยาว สร้างนิสัย “ทำให้เสร็จ” แทน “ทำไปก่อน” การทำงานครึ่ง ๆ กลาง ๆ คือหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ Productivity ต่ำลงอย่างมาก วิธีแก้คือฝึกตนเองให้มีนิสัย “ลงมือแล้วต้องทำให้เสร็จ” ไม่ว่าจะเป็นงานเขียน งานวางแผน หรือการประชุม เตือนตัวเองเสมอว่า ความสมบูรณ์แบบไม่สำคัญเท่าการส่งมอบผลงานตรงเวลา การจบงานเร็วขึ้นหมายถึงการเริ่มต้นงานใหม่ได้เร็วขึ้นเช่นกัน

6. ให้รางวัลกับความสำเร็จเล็ก ๆ

Productivity ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องทำงานทั้งวันโดยไม่มีเวลาหยุดพัก การให้รางวัลกับตัวเองเมื่อทำงานเสร็จ เช่น การดูหนังตอนเย็น ออกไปเดินเล่น หรือกินของที่ชอบ เป็นวิธีที่ช่วยสร้างแรงจูงใจให้สมองจดจำว่า “การลงมือทำ = ความสุข” เมื่อสมองรู้สึกดีกับการทำงานมากขึ้น คุณก็จะทำงานได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องฝืนใจ

การ เพิ่ม Productivity ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการทำงานหนักเสมอไป แต่คือการทำงานอย่างชาญฉลาด ใช้เวลาอย่างคุ้มค่า และรู้จักจัดการตัวเองให้มีสมาธิในแต่ละช่วงเวลา เทคนิคง่าย ๆ อย่างการวางแผน การจัดลำดับความสำคัญ และการพักผ่อนอย่างเหมาะสม ล้วนเป็นตัวช่วยสำคัญที่จะทำให้คุณทำงานได้เสร็จเร็วขึ้นแบบมืออาชีพ เมื่อคุณฝึกฝนเทคนิคเหล่านี้จนเป็นนิสัย ชีวิตการทำงานจะเต็มไปด้วยประสิทธิภาพ และคุณจะมีเวลาสำหรับสิ่งที่รักมากขึ้นอย่างแน่นอน