สิ่งที่เจ้าของกิจการควรรู้ ในการจัดทำบัญชีธุรกิจให้โปร่งใส

การจัดทำบัญชีธุรกิจให้โปร่งใส เป็นปัจจัยสำคัญที่เจ้าของกิจการทุกประเภทควรให้ความใส่ใจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ความโปร่งใสในการจัดทำบัญชีไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถตรวจสอบรายรับรายจ่ายได้อย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานสำคัญต่อความน่าเชื่อถือของกิจการ การเติบโตในระยะยาว และการป้องกันความเสี่ยงทางกฎหมาย

ทำไมการจัดทำบัญชีธุรกิจให้โปร่งใสจึงสำคัญ ?

1. สร้างความน่าเชื่อถือให้กับกิจการ

เมื่อบัญชีมีความถูกต้องและตรวจสอบได้ จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับผู้ถือหุ้น นักลงทุน และคู่ค้าทางธุรกิจ
 

2. ป้องกันความผิดพลาดและการทุจริตภายในองค์กร

ความโปร่งใสช่วยลดช่องโหว่ในการฉ้อโกง และเพิ่มความไว้วางใจภายในทีมงาน
 

3. เตรียมพร้อมสำหรับการขยายกิจการ

หากกิจการต้องการกู้เงินหรือระดมทุน ความถูกต้องของบัญชีคือข้อพิจารณาสำคัญจากธนาคารหรือผู้ลงทุน
 

4. ปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้อง

ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาภาษี ปรับ หรือการฟ้องร้องจากกรมสรรพากร

เทคนิคการจัดทำบัญชีโปร่งใสสำหรับเจ้าของกิจการ

- เก็บเอกสารทุกใบอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือสัญญาซื้อขาย

- จ้างนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีมืออาชีพที่มีประสบการณ์

- ตรวจสอบรายการบัญชีรายเดือนร่วมกับผู้ทำบัญชี เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด

- วางแผนภาษีล่วงหน้า เพื่อเตรียมความพร้อมในการชำระภาษีอย่างถูกต้อง

- สำรองข้อมูลบัญชีในระบบคลาวด์หรืออุปกรณ์ที่ปลอดภัยเป็นประจำ

สิ่งที่ควรรู้ ในการจัดทำบัญชีให้โปร่งใส

1. จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างเป็นระบบ

ควรบันทึกรายการรับ-จ่ายทุกวัน ไม่ควรเก็บไว้ในความทรงจำ หรือเขียนไว้แบบไม่เป็นทางการ การมีระบบบัญชีที่เป็นเอกสารหรือใช้ซอฟต์แวร์ช่วยบันทึกจะเพิ่มความแม่นยำ

แนะนำ ใช้โปรแกรมบัญชีสำหรับ SME เช่น FlowAccount, PEAK, หรือ AccRevo

2. แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีธุรกิจ

เจ้าของกิจการจำนวนมากยังใช้บัญชีเดียวสำหรับรายจ่ายส่วนตัวและธุรกิจ ซึ่งเสี่ยงต่อการจัดทำบัญชีผิดพลาด และอาจเสียสิทธิประโยชน์ทางภาษี

แนวทาง

- เปิดบัญชีธนาคารเฉพาะสำหรับกิจการ

- กำหนดเงินเดือนหรือเบี้ยเลี้ยงให้ตนเองอย่างชัดเจน

3. จ้างนักบัญชีมืออาชีพหรือผู้สอบบัญชี

หากกิจการมีรายได้มากขึ้น หรือมีหลายรายการทางการเงิน ควรจ้างนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีที่มีใบอนุญาต เพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีถูกต้องตามมาตรฐาน

ข้อดี

- บัญชีถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี

- เตรียมงบการเงินได้ตรงเวลา

- รับมือกับการตรวจสอบของกรมสรรพากรได้อย่างมั่นใจ

4. ตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอ

การมีระบบตรวจสอบภายใน หรือการรีวิวบัญชีรายเดือนจะช่วยให้เจ้าของกิจการทราบสถานะทางการเงิน และสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันก่อนจะลุกลาม

5. ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร

ศึกษากฎหมายภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT), ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, การยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล รวมถึงการเก็บเอกสารประกอบอย่างถูกต้อง

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงในการจัดทำบัญชี

- รวมบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจ

- ไม่มีหลักฐานประกอบรายการ (เช่น ใบเสร็จ หรือใบแจ้งหนี้)

- บันทึกบัญชีไม่สม่ำเสมอ หรือย้อนหลังเป็นเวลานาน

- ไม่ตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขในงบการเงิน

- ไม่เข้าใจหลักภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของตนเอง
 

ปัญหาที่พบบ่อย หากไม่มีการจัดทำบัญชีโปร่งใส

- ไม่สามารถอธิบายที่มาของรายได้หรือรายจ่าย

- เสี่ยงต่อการถูกเรียกเก็บภาษีย้อนหลังหรือถูกตรวจสอบบัญชี

- เสียโอกาสในการขอกู้เงินหรือดึงดูดนักลงทุน

- ไม่สามารถวางแผนธุรกิจระยะยาวได้ เพราะขาดข้อมูลที่แม่นยำ

การจัดทำบัญชีธุรกิจให้โปร่งใส เป็นมากกว่าขั้นตอนการบันทึกตัวเลข เพราะคือเครื่องมือสำคัญในการบริหารธุรกิจอย่างมืออาชีพ เจ้าของกิจการควรใส่ใจตั้งแต่การแยกบัญชี การบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ไปจนถึงการทำงานร่วมกับนักบัญชีมืออาชีพ เพื่อให้ธุรกิจมีความมั่นคง โปร่งใส และสามารถเติบโตได้ในระยะยาว

ข้อมูลอ้างอิง

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า