คำแนะนำและวิธีใช้ Microsoft Word สำหรับผู้เริ่มต้น

ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Word

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word

คลิกไอคอน Microsoft Word > New > Blank Document

เมื่อคลิกไอคอน Microsoft Word บนเดสก์ท็อป หรือเมนู Start คุณจะพบหน้าจอเริ่มต้นซึ่งสามารถเลือกได้ว่า

- คลิกที่ไอคอน Microsoft Word บนหน้าจอ หรือค้นหาในเมนู Start

- สร้างเอกสารใหม่ (Blank Document)

- ใช้เทมเพลตเอกสารที่เตรียมไว้ล่วงหน้า

- เปิดไฟล์เก่าที่เคยบันทึกไว้

2. การพิมพ์ข้อความและจัดรูปแบบ

- พิมพ์เนื้อหาลงไปในพื้นที่เอกสาร

- ใช้เมนู “Home” เพื่อปรับฟอนต์ ขนาดตัวอักษร สี และการจัดตำแหน่งข้อความ

- สามารถใช้คำสั่ง Bold (ตัวหนา), Italic (ตัวเอียง), Underline (ขีดเส้นใต้) เพื่อเน้นข้อความสำคัญ

- ฟอนต์ที่นิยมใช้ในแต่ละงาน เช่น TH Sarabun New (เหมาะกับเอกสารราชการ)

- ขนาดตัวอักษร แนะนำขนาด 16 สำหรับเอกสารทั่วไป

- จัดตำแหน่ง ซ้าย, กลาง, ขวา หรือชิดขอบสองด้าน

ในหน้าเอกสารใหม่ ให้ลองพิมพ์ข้อความ เช่นชื่อเรื่อง รายละเอียด และข้อมูลต่าง ๆ โปรแกรมจะบันทึกอัตโนมัติหากเปิดใช้งาน Microsoft 365 หรือคุณสามารถกด Ctrl+S เพื่อบันทึกด้วยตัวเอง

3. การแทรกภาพ ตาราง และลิงก์

ไปที่แท็บ Insert (แทรก) เพื่อเพิ่มหรือแทรกรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ ตารางจาก Grid หรือลิงก์เว็บไซต์

- Pictures แทรกรูปภาพจากคอมพิวเตอร์

- Table สร้างตารางเพื่อจัดข้อมูล เช่น ฟอร์มเอกสาร

- Hyperlink สร้างลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือเอกสารอื่น

- การจัดรูปภาพให้พอดีกับข้อความสามารถทำได้โดยคลิกที่รูป > “Wrap Text”

4. การตั้งค่าหน้ากระดาษ

ไปที่แท็บ Layout (หรือ Page Layout)

- ตั้งระยะขอบ (Margins)

- เปลี่ยนแนวกระดาษ (แนวตั้ง/แนวนอน)

- ขนาดกระดาษ เช่น A4, Letter

5. การบันทึกเอกสาร

- คลิก “File” > “Save As” เพื่อบันทึกเอกสารครั้งแรก

- เลือกตำแหน่งเก็บไฟล์ ตั้งชื่อ และเลือกประเภทไฟล์ เช่น doc (.docx) 

- คลิก “File” > “Save As” แล้วเลือกประเภทไฟล์เป็น PDF ซึ่งเหมาะกับการส่งเอกสารทางอีเมล หรือยื่นหน่วยงานราชการ

6. การพิมพ์เอกสาร

- คลิก “File” > “Print” ตรวจสอบหน้ากระดาษและเลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ

- ตั้งค่าจำนวนหน้าที่ต้องการพิมพ์ก่อนกดคำสั่ง Print

เทคนิคการใช้งาน Word ให้คล่องมือ

- ใช้ Ctrl + Z เพื่อย้อนกลับ

- ใช้ Ctrl + B/I/U เพื่อทำตัวหนา/เอียง/ขีดเส้นใต้

- ใช้ Bullet และ Numbering เพื่อจัดลำดับรายการ

การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Word ไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณรู้ขั้นตอนพื้นฐานและเทคนิคต่าง ๆ ที่กล่าวมานี้ ไม่เพียงแต่จะใช้พิมพ์เอกสารทั่วไปได้ แต่ยังสามารถสร้างเอกสารทางกฎหมาย เอกสารทางราชการ หรือเอกสารธุรกิจได้อย่างมืออาชีพ ทั้งนี้เป็นเทคนิคเพียงบางส่วนของการใช้งานเท่านั้น