การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร: วิธีเลือกคนที่ใช่สำหรับธุรกิจของคุณ

การสรรหาบุคลากร และ คัดเลือกบุคลากรที่มีคุณภาพ เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สามารถผลักดันองค์กรให้เติบโตได้รวดเร็ว การเลือกคนที่ใช่ไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีอีกด้วย ในบทความนี้ 

การสรรหาบุคลากรและคัดเลือกบุคลากรอย่างมืออาชีพ

1. การกำหนดความต้องการและคุณสมบัติของบุคลากร

การคัดเลือกบุคลากรที่ดีเริ่มต้นจากการกำหนดความต้องการและคุณสมบัติที่ชัดเจนของตำแหน่งงาน ควรสร้าง Job Description ที่ครอบคลุมหน้าที่และทักษะที่จำเป็นของผู้สมัคร สิ่งนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถหาบุคลากรที่มีทักษะและประสบการณ์ตรงกับตำแหน่งได้

2. การใช้ช่องทางการสรรหาที่เหมาะสม

การเลือกช่องทางการสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมช่วยเพิ่มโอกาสในการพบกับผู้สมัครที่มีคุณภาพ เช่น การประกาศผ่านเว็บไซต์หางาน, เครือข่ายสังคมออนไลน์, และการประชาสัมพันธ์ผ่านเครือข่ายของพนักงานในองค์กร ปัจจุบันหลายองค์กรนิยมใช้แพลตฟอร์ม LinkedIn ในการสรรหาบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

3. การตรวจสอบคุณสมบัติและการคัดกรองใบสมัคร

หลังจากได้รับใบสมัคร ควรตรวจสอบคุณสมบัติพื้นฐาน เช่น ประสบการณ์การทำงาน, การศึกษา และทักษะเฉพาะของผู้สมัครที่ระบุในใบสมัคร การคัดกรองใบสมัครที่มีคุณภาพสูงนี้จะช่วยประหยัดเวลาและลดจำนวนผู้สมัครที่ไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร

4. การสัมภาษณ์เพื่อประเมินทักษะและความเหมาะสม

การสัมภาษณ์เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถทำความรู้จักกับผู้สมัครได้ดียิ่งขึ้น ควรตั้งคำถามที่สามารถวัดทักษะ, ความสามารถในการแก้ปัญหา, และการทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้การสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม เช่น การถามถึงกรณีศึกษาหรือประสบการณ์ที่เคยทำในอดีต จะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินความเหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กรได้ดีขึ้น

5. การประเมินบุคลิกภาพและการทำงานเป็นทีม

บุคลิกภาพและทัศนคติเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี ควรใช้เครื่องมือในการประเมินบุคลิกภาพเพื่อช่วยคัดกรองผู้สมัครที่สามารถทำงานร่วมกับทีมได้ดี และมีทัศนคติที่เหมาะสมกับองค์กร

6. การทดลองงานเพื่อประเมินศักยภาพจริง

หลังจากเลือกผู้สมัครที่ตรงกับตำแหน่ง องค์กรควรให้โอกาสในการทดลองงานระยะสั้นเพื่อตรวจสอบความสามารถในการทำงานและการปรับตัวของพนักงาน วิธีนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินความเหมาะสมของผู้สมัครในสถานการณ์จริง และสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าผู้สมัครคนนั้นเหมาะสมกับองค์กรจริงหรือไม่

7. การให้ Feedback เพื่อพัฒนาผู้สมัครที่มีศักยภาพ

หากพบว่าผู้สมัครมีศักยภาพที่เหมาะสม แต่อาจขาดทักษะในบางด้าน องค์กรควรให้คำแนะนำหรือ feedback เพื่อให้โอกาสในการพัฒนาตนเอง วิธีนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสในการพัฒนาพนักงานใหม่ที่สามารถเป็นกำลังสำคัญขององค์กรในอนาคต

การคัดเลือกบุคลากร

การคัดเลือกบุคลากร คือกระบวนการสำคัญในการหาผู้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งงานในองค์กร เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้องค์กรได้พนักงานที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีขั้นตอนและเทคนิคต่าง ๆ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถเลือกบุคลากรได้อย่างแม่นยำ ซึ่งสามารถสรุปขั้นตอนหลักๆ ได้ดังนี้:

1. การวิเคราะห์และกำหนดคุณสมบัติของตำแหน่งงาน

- เริ่มต้นด้วยการกำหนด Job Description (คำบรรยายลักษณะงาน) ที่ระบุหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งอย่างละเอียด เช่น ทักษะที่จำเป็น ความรู้ ประสบการณ์ และคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ

- การระบุคุณสมบัติชัดเจนจะช่วยให้องค์กรสามารถโฟกัสผู้สมัครที่มีความเหมาะสม และประหยัดเวลาในการคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติไม่ตรง

2. การรับสมัครและการคัดกรองเอกสาร

- เมื่อประกาศรับสมัครเรียบร้อยแล้ว องค์กรจะได้รับเอกสารจากผู้สมัคร เช่น ใบสมัคร ประวัติการทำงาน (Resume หรือ CV) และอื่นๆ

- ขั้นตอนนี้องค์กรต้องตรวจสอบว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงกับที่ระบุไว้ใน Job Description หรือไม่ เพื่อทำการคัดกรองเบื้องต้นและคัดเลือกผู้ที่น่าจะเหมาะสมที่สุดเข้ามาสัมภาษณ์

3. การสัมภาษณ์เพื่อประเมินทักษะและความเหมาะสม

- การสัมภาษณ์เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้ผู้ว่าจ้างได้พบและรู้จักกับผู้สมัครมากขึ้น คำถามในการสัมภาษณ์ควรครอบคลุมทั้งความสามารถ, ประสบการณ์, และทักษะเฉพาะตำแหน่ง เช่น ความสามารถในการแก้ปัญหา ความสามารถในการทำงานเป็นทีม และความพร้อมในการปรับตัวกับองค์กร

- สามารถใช้คำถามเชิงพฤติกรรม เช่น “ยกตัวอย่างกรณีที่เคยเจอปัญหาในที่ทำงานและวิธีการจัดการปัญหานั้น” คำถามประเภทนี้ช่วยประเมินวิธีการคิดและการตัดสินใจของผู้สมัคร

4. การใช้แบบทดสอบวัดความสามารถและบุคลิกภาพ

- การทดสอบเชิงความสามารถ เช่น การทดสอบทักษะการคิดเชิงวิเคราะห์ หรือการทดสอบความรู้ในสาขาเฉพาะ จะช่วยให้องค์กรเห็นภาพความสามารถของผู้สมัครในสถานการณ์ที่เป็นรูปธรรม

- นอกจากนี้ การทดสอบบุคลิกภาพ (Personality Test) จะช่วยให้องค์กรเข้าใจว่าผู้สมัครสามารถเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรและทีมงานได้หรือไม่ เช่น แบบทดสอบ DISC, MBTI เป็นต้น

5. การประเมินความเหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กร

- การที่ผู้สมัครมีความสามารถตรงกับตำแหน่งไม่เพียงพอ ควรประเมินว่าผู้สมัครมีค่านิยมและทัศนคติที่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรหรือไม่ เช่น การให้ความสำคัญกับความร่วมมือ ความซื่อสัตย์ ความรับผิดชอบต่อสังคม

- การสัมภาษณ์แบบ Panel Interview ซึ่งมีผู้สัมภาษณ์หลายคน จะช่วยให้องค์กรเห็นความคิดเห็นจากหลายฝ่ายว่าผู้สมัครเหมาะสมหรือไม่

6. การตรวจสอบประวัติและข้อมูลอ้างอิง

- ตรวจสอบข้อมูลที่ผู้สมัครให้ไว้ เช่น ประสบการณ์การทำงาน ความสำเร็จในตำแหน่งเดิม หรือการรับรองจากผู้บังคับบัญชาคนก่อนหน้า

- การตรวจสอบนี้ช่วยลดความเสี่ยงในการรับบุคคลที่อาจมีพฤติกรรมไม่เหมาะสมหรือไม่มีประวัติการทำงานที่แท้จริง

7. การทดลองงาน

หลังจากผ่านการสัมภาษณ์ องค์กรอาจพิจารณาให้ผู้สมัครผ่านการทดลองงาน (Probation Period) เพื่อประเมินความสามารถและการทำงานในสถานการณ์จริง โดยทั่วไปใช้เวลาประมาณ 3-6 เดือน ซึ่งช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าผู้สมัครสามารถทำงานได้ตามความคาดหวัง

ขั้นตอนในการสรรหาบุคลากร

1. วางแผนการสรรหาและคัดเลือก

เมื่อองค์กรต้องการพนักงานเพิ่ม ฝ่าย HR จะต้องเริ่มด้วยการสำรวจและวางแผนทุกขั้นตอนเพื่อกำหนดเป็นแผนการทำงาน ตลอดจนเช็คกำหนดการที่ต้องเริ่มงานให้ชัดเจนเพื่อกำหนดระยะเวลาในการสรรหาและวางแผนให้ทันเวลาอีกด้วย

2. กำหนดคุณลักษณะของลักษณะงาน (Job Description) / คุณสมบัติของพนักงาน (Qualification)

ฝ่าย HR ควรทำการเปลี่ยนแปลงลักษณะของงานตลอดจนคุณสมบัติของพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ ให้อัพเดทอยู่เสมอ เหมาะกับสถานการณ์ทำงานจริง ณ ปัจจุบัน โดยเฉพาะการต้องสรรหาพนักงานใหม่ฝ่าย HR จะต้องจัดทำคำบรรยายลักษณะงานตลอดจนคุณสมบัติต่างๆ ให้ครบถ้วน เช็คความถูกต้องกับหัวหน้าฝ่ายตลอดจนผู้ปฎิบัติงานจริง เพื่อจะได้ประกาศไม่ผิดพลาด ไม่ขาดตกบกพร่อง และได้คนเหมาะสมที่สุด

3. สื่อสารเพื่อสรรหา

อีกขั้นตอนสำคัญก็คือการประกาศรับสมัครงานที่สามารถทำได้ตั้งแต่ติดประกาศภายในองค์กร, ประกาศผ่านบริษัทจัดหางาน, ประกาศใน Social Media, ไปจนถึงประกาศตามสื่อต่างๆ หรือช่องทางอื่นๆ ขั้นตอนนี้ฝ่าย HR จะต้องตรวจสอบความถูกต้อง เช็ครายละเอียดให้ครบ รวมถึงวางแผนการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ เพื่อสื่อสารให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายผู้สมัครที่เราต้องการให้มากที่สุด

4. คัดเลือกอย่างคัดสรร

หลังจากประกาศรับสมัครงานจนมีผู้สนใจเข้ามาสมัครแล้ว ก็ถึงขั้นตอนสำคัญที่จะต้องทำการคัดเลือกพนักงาน ฝ่าย HR ต้องทำการคัดสรรอย่างถี่ถ้วนในทุกมิติเพื่อที่จะได้พนักงานที่มีคุณภาพมากที่สุด นอกจากการคัดกรองใบสมัครแล้ว ขั้นต่อมาก็คือการสัมภาษณ์งาน ฝ่าย HR จะต้องวางแผนในกระบวนการนี้ให้ดีว่าใครควรมีส่วนเกี่ยวข้องบ้าง ตั้งแต่ฝ่าย HR เอง ไปจนถึงหัวหน้างานที่ต้องทำงานด้วยกันจริงๆ จากนั้นจึงร่วมกันประเมินผลก่อนที่จะคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติที่ดีและเหมาะสมที่สุดเพื่อติดต่อในการจ้างงานต่อไป

5. เซ็นสัญญาจ้างงาน

กระบวนการสุดท้ายของการสรรหาบุคลากรก็คือการเจรจารายละเอียดการจ้างงานตั้งแต่อัตราจ้าง (เงินเดือน), สวัสดิการณ์, ไปจนถึงข้อกำหนดต่างๆ ให้ชัดเจน หากผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกพอใจในข้อเสนอและตกลงที่จะร่วมงานกับองค์กร หลังจากเซนสัญญาจ้างและเริ่มทำงานจริงแล้ว ก็จะถือว่ากระบวนการสรรหาบุคลากรนั้นเสร็จสมบูรณ์

ข้อดีและข้อควรระวังของการคัดเลือกบุคลากรอย่างละเอียด

ข้อดี

- ช่วยให้ได้พนักงานที่มีคุณภาพและเหมาะสมกับตำแหน่ง

- ลดความเสี่ยงของการจ้างพนักงานที่ไม่เข้ากับทีม หรือไม่มีทักษะเพียงพอ

- ส่งเสริมประสิทธิภาพและความยั่งยืนขององค์กรในระยะยาว

ข้อควรระวัง

- อาจใช้เวลาและทรัพยากรมาก โดยเฉพาะในขั้นตอนการสัมภาษณ์และการทดลองงาน

- หากกระบวนการซับซ้อนเกินไป อาจทำให้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติดีรู้สึกเบื่อหน่ายและไม่สนใจสมัครงาน

การสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่มีคุณภาพจำเป็นต้องมีการวางแผนที่รอบคอบ และใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสม การมีทีมงานที่แข็งแกร่งและเข้ากันได้กับวัฒนธรรมองค์กรจะช่วยให้องค์กรมีศักยภาพในการพัฒนาและแข่งขันในตลาดได้ดีขึ้น

ข้อมูลอ้างอิง

TOP Professional and development

HREX.asia