642 Views
Favorite
การประชุมเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญกับการทำงานของทุกองค์กร ในการใช้เวลาพูดคุยปรึกษาปัญหาต่างๆ ที่เกิดจากการทำงาน การหาวิธีการในการสร้างความยิ่งใหญ่ให้กับองค์ การประชุมจะเป็นช่วงเวลาที่เปิดให้บุคลากรทุกคน ได้มีโอกาสในการแสดงความคิดเห็นได้อย่างอิสระ เพื่อนำไอเดียต่างๆ มาร่วมกันพิจารณาต่อไป ซึ่งการประชุมกับห้องประชุมให้เช่า ก็มีวัตถุประสงค์หลักข้างต้น
แต่ในบางองค์กรที่มีการจัดประชุมขึ้นมา คนที่เป็นหัวหน้าหรือผู้นำ ก็รู้สึกว่าการประชุมนั้นไม่ได้ผลเท่าที่ควร ไม่เป็นเหมือนอย่างที่คาดการเอาไว้สักเท่าไหร่ เหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นได้เสมอ และถ้าจัดประชุมแต่การประชุมที่ไม่ได้ผล ก็ไม่รู้ว่าจะจัดประชุมไปเพื่ออะไร ฉะนั้นในการจัดประชุม จึงต้องหากลวิธีที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม ได้ประโยชน์สูงสุดจากการเข้าร่วม มีอะไรบ้างที่สำคัญ
-ลิสต์หัวข้อของการประชุม เพื่อไม่เป็นการเสียเวลา จะต้องทำการลิสต์หัวข้อที่จะเอาเข้ามาร่วมพูดคุยในการประชุมก่อน ว่ามีหัวข้ออะไร เรื่องอะไร และต้องการอยากจะได้อะไรจากการประชุมใน ห้องประชุมให้เช่า ด้วย เพื่อจะได้ไม่เป็นการประชุมที่เสียเวลาเปล่า หรือมีเฉพาะน้ำอย่างเดียวไม่มีเนื้อเลย เพื่อที่จะได้หาข้อสรุปในตอนท้ายของการประชุมด้วย
-ควรมีเวลาในการพักเบรก การประชุมที่มีประสิทธิภาพและได้ผลลัพธ์ที่ดีนั้น ไม่ใช่เป็นการประชุมที่กินเวลาหลายชั่วโมง หรือว่ากินเวลาเป็นวัน การประชุมในแต่ละครั้งควรจะมีระยะเวลาในการพักด้วย เพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมการประชุม ได้มีโอกาสพักสมอง เวลาที่เหมาะสมในการประชุมก็คือ 30 นาทีแล้วก็พักเบรก ไม่ควรจะเกินชั่วโมง หลังจากนั้นค่อยกลับเข้ามาประชุมใหม่ แบบนี้เป็นต้น เพื่อผู้ที่เข้าร่วมประชุม จะได้สมาธิไม่หลุดและสนใจในเน้อหาของการประชุมอย่างเต็มที่
-ไม่ควรฟังความคิดเห็นของคนคนเดียว ในการประชุมในห้องประชุมให้เช่า จะมีหลายคนที่ต้องการอยากกจะเสนอแนวคิดิ เสนอไอเดียในการประชุมนั้นด้วย และคนที่เป็นคนจัดประชุม ก็ควรจะรับฟังพร้อมทั้งจดรายละเอียดแนวคิดไอเดียของแต่ละคนเอาไว้ด้วย ไม่ควรจะตัดสินเพียงแค่ไอเดียจากคนคนเดียว ต้องมองภาพรวมของแต่ละอย่าง แล้วจึงมาหาข้อสรุปด้วยกัน แบบนี้จะได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
-เอาเรื่องที่สำคัญมาก่อน ในหัวข้อของการประชุมกับห้องประชุมให้เช่า จะต้องเรียงลำดับของหัวข้อในการประชุมด้วย อันไหนที่สำคัญมากที่สุดเป็นหัวข้อเร่งด่วน จะต้องเอามาเป็นอันดับแรก เพื่อที่จะได้หาข้อสรุปได้ก่อน และจึงไปหัวข้อถัดไปที่มีความเร่งด่วนน้อยกว่า
-พยายามลบข้อบกพร่องของการประชุม ในการประชุมแต่ละครั้ง จะต้องมีการสังเกตและบันทึกเอาไว้ด้วย ว่าการประชุมครั้งที่ผ่านมา มีอะไรที่เป็นข้อบกพร่องบ้าง เพื่อที่จะได้เอาไปปรับปรุงแก้ไขในการประชุมครั้งถัดไป
ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนหลักๆ ที่จะช่วยให้การจัดงานประชุมในห้องประชุมให้เช่า ออกมามีประสิทธิภาพเหมือนอย่างที่ต้องการมากที่สุดด จะไม่เป็นการประชุมที่เสียเวลาเปล่าทั้งตัวคนที่จัดประชุมเองก็ดี และก็คนที่เข้าร่วมประชุมเองก็ดี จะได้ผลลัพธ์ทุกด้าน
