เทคนิคการแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติผ่านไลน์กลุ่มในการฝึกอบรม

แบบบันทึกองค์ความรู้รายบุคคล

1. ชื่อองค์ความรู้ 

“เทคนิคการแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติผ่านไลน์กลุ่มในการฝึกอบรม”

2. ชื่อเจ้าของความรู้ 

          นายอาทิตย์ อินเพ็ง  นักทรัพยากรบุคคลปฏิบัติการ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนสระบุรี

3. หมวดองค์ความรู้ที่บ่งชี้ (ตามแนวทางการจัดการจัดการความรู้ของหน่วยงาน)

          องค์ความรู้การดำเนินงานฝึกอบรมที่ประทับใจ

4. ที่มาและเป้าหมายของการจัดการความรู้

ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนสระบุรี มีภารกิจเกี่ยวกับงานวิจัยและพัฒนา การบริการให้คำปรึกษาด้านการพัฒนาชุมชน การให้บริการด้านฝึกอบรม งานสนับสนุนการจัดการความรู้ งานพัฒนาความเป็นเลิศทางวิชาการเฉพาะทาง และกรมการพัฒนาชุมชน มีนโยบายให้ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนพัฒนาสู่การเป็นศูนย์ฝึกอบรมประชาชนที่มีคุณภาพได้มาตรฐาน ได้รับการยอมรับและเชื่อถือศรัทธาจากประชาชน องค์กร หน่วยงานภาครัฐ และเอกชนผู้ใช้บริการ ซึ่งการให้บริการด้านฝึกอบรมในบางครั้งจำเป็นต้องมีการแจ้งเปลี่ยนแปลงกิจกรรมต่างๆ ทำให้ผู้เข้าอบรมบางส่วนเกิดความสับสน และเข้าใจคลาดเคลื่อน จึงทำให้เกิดแนวคิดที่จะทำระบบการแจ้งเตือนเข้ามาประยุกต์ใช้งาน โดยอาศัยหลักการของ Internet of Think (IoT) ที่สามารถเชื่อมโยงปฏิทินกิจกรรมต่างๆ และการแจ้งเตือนผ่านโทรศัพท์มือถือเข้าด้วยกันผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตไร้สายที่มีอยู่

5. วิธีการ/ขั้นตอนการจัดการความรู้ (อธิบายพอสังเขป)

          5.1 กำหนดเนื้อหาที่ต้องการแจ้งเตือนด้วยแอพ Google Calendar

(ผู้ใช้งานต้องเป็นสมาชิก Gmail)

1. เปิดแอพ  Google ปฏิทินในมือถือ

2. กดปุ่ม + เพื่อเพิ่มเนื้อหาที่ต้องการแจ้งเตือนโดย แล้วกดปุ่ม “กิจกรรม”

3. พิมพ์ ชื่อเรื่อง ที่ต้องการแจ้งเตือน

4. เลือก ปฏิทินหลัก ที่จะใช้สำหรับการแจ้งเตือน

5. กำหนดรายละเอียด วัน เวลา สถานที่ รายละเอียดต่างๆ เช่น นัดหมาย ไฟล์เอกสารการบรรยาย หรือลิงค์แบบประเมินต่างๆ

6. เสร็จแล้ว กดปุ่ม บันทึก

7. การแจ้งเตือนไปยังไลน์กลุ่มด้วยแอพ IFTTT

   1. เปิดแอพ  IFTTT ในมือถือ

   2. ค้นหา Applets ชื่อ “LINE notify for new calendar schedule”

   3. กดปุ่ม On เพื่อเปิดการใช้งาน

   4. กดปุ่ม  เพื่อปรับแต่งการแจ้งเตือน

8. Which calendar? ให้เลือกปฏิทินหลักที่ต้องการแจ้งเตือน

9. Time before event starts กำหนดเวลาล่วงหน้าในการแจ้งเตือนได้ เช่น 15 30 และ 45 นาที ก่อนเริ่มกิจกรรม

6. ผลลัพธ์ที่ได้จากการจัดการความรู้

6.1 เทคนิคและแนวทางในการทำงาน

6.1.1  การตั้งค่าการแจ้งเตือนแอพ  IFTTT ในมือถือ ทำเพียงครั้งเดียว

6.1.2  การกำหนดเนื้อหาในปฏิทินสามารถทำได้ในแอพ  Google ปฏิทินในมือถือ และเว็บไซต์ซึ่งสามารถปรับมุมมองของปฏิทินเป็นแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือแบบรายเดือนได้ตามความสะดวกของผู้ใช้งาน และต้องเลือกปฏิทินหลักที่จะใช้แจ้งเตือนให้ถูกต้องด้วย

6.1.3  รายละเอียดเนื้อหาที่แจ้งเตือน สามารถใส่คำอธิบาย แนบไฟล์เอกสาร หรือการนัดหมายต่างๆ รวมทั้งการกำหนดช่วงเวลาการแจ้งเตือนได้อีก

6.1.4  การเข้าถึงเนื้อหาที่แจ้งเตือน สมาชิกในไลน์กลุ่ม สามารถเห็นกำหนดการต่างๆได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Gmail หรือแอพ  Google ปฏิทินในมือถือ

6.2 ข้อพึงระวัง (ถ้ามี)

ปฏิทินหลักที่นำมาใช้ในการแจ้งเตือนเนื้อหา ต้องทำการตั้งค่า สิทธิ์การเข้าถึง โดยกำหนดให้ เปิดเผยต่อสาธารณะ และเลือก ดูรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมด ก่อน โดยสามารถเข้าไปตั้งค่าได้ที่ https://calendar.google.com/calendar/ ดังนี้

1. ล็อกอินเข้าสู่ระบบ Google Calendar

2. เลื่อนเมาส์หาปฏิทินหลักด้านซ้ายของจอภาพ กดปุ่ม เลือก ตั้งค่าและการแชร์

3. หัวข้อ สิทธิ์การเข้าถึง กำหนดให้ เปิดเผยต่อสาธารณะ และเลือก ดูรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมด

6.3 ปัจจัยแห่งความสำเร็จ

6.3.1  เป็นบริการออนไลน์ที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย

6.3.2  เป็นตัวช่วยในการจัดตารางเวลา ให้กับผู้จัดการฝึกอบรมได้อย่างสะดวกสบาย สามารถกำหนดกิจกรรมที่จะทำลงไปให้เห็นได้อย่างชัดเจน เปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลาผ่านมือถือ

6.3.3  ผู้เข้าอบรมสามารถทราบล่วงหน้าถึงกิจกรรม เวลา และสถานที่ที่กำลังจะเกิดขึ้นได้ทำให้สามารถวางแผน และบริหารจัดการตนเองได้ตรงตามเวลา และเกิดการบอกต่อให้กับผู้เข้ารับการอบรมคนอื่นๆ

6.4 ปัญหาและวิธีการแก้ไข

-

6.5 ผลลัพธ์จากการแก้ปัญหาและการพัฒนาเรื่องนั้น

ทำให้ผู้เข้าฝึกอบรมได้รับทราบกำหนดต่างๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้น รายละเอียด ไฟล์เอกสารประกอบการบรรยายที่สามารถดาวน์โหลดได้ทันที รวมถึงได้รับการเตือนความจำ และกระตุ้นให้เกิดการตรงต่อเวลามากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ดีในการนำเทคนิคการแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติผ่านไลน์กลุ่มในการฝึกอบรม ควรเลือกนำมาใช้ให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายที่เข้ารับการฝึกอบรมด้วย เพื่อให้เปิดประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุดในการบริหารจัดการการฝึกอบรมมีประสิทธิภาพ และมีมาตรฐานมากยิ่งขึ้น ภายใต้เทคโนโลยีที่มีอยู่ให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด