Voice Typing เสียงสั่งได้ ทำเอกสารด้วยเสียงผ่าน Google Docs

1. ชื่อองค์ความรู้

   Voice Typing เสียงสั่งได้ ทำเอกสารด้วยเสียงผ่าน Google Docs

2. < >

   หมวดองค์ความรู้ที่บ่งชี้ (ตามแนวทางการจัดการความรู้ของหน่วยงาน)

องค์ความรู้การดำเนินการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ

1. < >

   วิธีการ/ขั้นตอนการจัดการความรู้ (อธิบายพอสังเขป)

Google Documents หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า Google Docs เป็นบริการออนไลน์ที่ช่วยให้สามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่ใช้อีเมล์ของ Gmailและเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเท่านั้น เพราะ Google Docs สามารถทำสไลด์เพื่อนำเสนองานสำคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทำได้  Google Docs ทำงานเสมือนว่าเป็น Microsoft Office แต่ทุกอย่างจะทำงานอยู่บนเว็บไซต์เท่านั้นเอง และสามารถทำงานได้ทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs ก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้ทันที และไม่ต้องกังวลว่าไฟล์เอกสารจะสูญหาย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google และที่สำคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับคนอื่นเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อมๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกำลังพิมพ์ข้อมูลอะไรอยู่อีกด้วย ซึ่งต่อไปเราไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารบนคอมพิวเตอร์เท่านั้น สิ่งนี้ผู้เขียนเห็นว่าเหมาะสำหรับเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนยุคใหม่ เพราะ Google Docs สามารถใช้งานพิมพ์เอกสารบนสมาร์ทโฟนได้อย่างสะดวกและมีวิธีการใช้งานที่ง่ายอีกด้วย ดังต่อไปนี้

โดยก่อนอื่นนั้นสิ่งที่ต้องมีก่อนอันดับแรก เพื่อที่จะสามารถใช้งาน Google Docs ได้ ก็คือ Google Account หรือ Gmail นั้นเอง ถ้าคนที่ใช้งานสมาร์ทโฟนระบบandroid ก็น่าจะมีกันทุกคนอยู่แล้ว แต่ถ้ายังไม่มีก็สามารถสมัครได้ด้วยตนเอง จากนั้นให้ตรวจสอบว่าไมโครโฟนของเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นสามารถใช้งานได้หรือไม่ ถ้าเป็นคอมพิวเตอร์โน๊ตบุคก็สามารถใช้งานได้ทันที สำหรับการพิมพ์งานด้วยเสียงบนโน๊ตบุ๊ค มีดังนี้

1. < > Google Account ที่ใช้งานเป็นปกติอยู่แล้ว ให้เปิด Google Chrome ขึ้นมา แล้วคลิกไปที่ Google ซึ่งจะเป็นจุดคล้ายตารางอยู่ส่วนบนขวาหน้าจอ จากนั้นเลือก อื่นๆ 

   หากคลิกเข้ามาแล้ว ให้เลือกคลิกเข้าไปที่ Docs หรือ เอกสาร 

2. < > Google Docs หรือ Google เอกสาร แล้วให้คลิกไปที่เครื่องหมาย “ + ” สีแดงที่มุมล่างขวาของหน้าจอ เพื่อเข้าใช้งานพิมพ์เอกสารแบบออนไลน์ครั้งแรกซึ่งจะเป็นวิธีสำหรับคนที่ยังไม่เคยเก็บไฟล์เอกสารไว้บน Google Drive หรือกรณีเริ่มเข้ามาใช้งานครั้งแรกเท่านั้น แต่สำหรับบางคนอาจจะมีการใช้งานGoogle Drive เป็นประจำอยู่แล้ว ซึ่งจะมีไฟล์งานเอกสารต่างๆอยู่ภายใน Drive จำนวนมาก ถ้าต้องการแก้ไขไฟล์เดิมที่มีอยู่ในนี้แล้ว สามารถคลิกเข้าไปที่ชื่อไฟล์ที่เราต้องการได้ทันที หรือจะพิมพ์เอกสารใหม่ให้คลิกเลือกที่เริ่มต้นเอกสารใหม่ คลิกไปที่เครื่องหมาย “ + ” สีน้ำเงินที่มุมซ้ายด้านบนหน้าจอ

   เมื่อคลิกเข้ามาแล้ว จะได้หน้าเอกสารเปล่า จากนั้นให้คลิกที่แถบเครื่องมือ (Tools) แล้วเลือก “ พิมพ์ด้วยเสียง” (Voice typing) 

3. หลังจากคลิกเลือกแล้วจะเห็นไอคอน ไมโครโฟน แสดงบนหน้าจอ

4. หากต้องการพิมพ์เป็นภาษาไทยก็ให้คลิกเลือกค้นหาเป็นภาษาไทย จะอยู่ข้างบนไอคอนไมโครโฟน เมื่อเลือกภาษาได้เสร็จแล้ว เมื่อต้องการเริ่มพิมพ์ให้คลิกที่ไอคอนไมโครโฟนก่อนทุกครั้ง คลิกจนกว่าไมโครโฟนจะขึ้นเป็นสีแดงกำลังพร้อมใช้งาน ดังภาพ  ซึ่งหากเข้าใช้งานครั้งแรก จะมีหน้าต่างแจ้งขึ้นมาว่าเว็บนี้ต้องการใช้ไมโครโฟน ให้ทำการคลิกไปที่ปุ่ม “อนุญาต” ก่อน

5. เมื่อทุกอย่างพร้อมใช้งาน สามารถเริ่มพูดข้อความที่ต้องการให้ Google Docs พิมพ์ได้ หากใช้คอมพิวเตอร์โน๊ตบุค แนะนำให้พูดบริเวณที่ใกล้กับลำโพงหรือตัวเครื่องโน๊ตบุค โดยออกเสียงภาษาที่พูดออกมาให้ชัดเจน สำหรับการใช้งาน Google Docs จะบันทึกไฟล์ที่เรากำลังใช้งานอยู่ให้อัตโนมัติ ส่วนแถบเครื่องมืออื่นๆ (Tools) จะมีลักษณะใกล้เคียงกับ Microsoft Word เมื่อพิมพ์เอกสารด้วยเสียงเสร็จเรียบร้อย ให้ทำการตรวจสอบความถูกต้องของตัวอักษรว่าสะกดถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ หากพิมพ์งานด้วยเสียงแล้วคำบางคำผิด ให้แก้ไขเฉพาะคำที่ผิด โดยปกติการพิมพ์เอกสารทางวิชาการจะต้องตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำไปใช้งานจริงอยู่แล้ว

6. < > Microsoft Word ให้คลิกปุ่ม Ctrl + A แล้วก็จะคลุมข้อความทั้งหมด แล้วก็ตามด้วยคลิกปุ่ม Ctrl + C จากนั้นก็เปิดมาที่หน้าเอกสารของ Microsoft Word ให้คลิกลงในหน้าเอกสารบริเวณที่ต้องการวางข้อความ จากนั้นก็คลิกปุ่ม Ctrl + V เพียงเท่านี้ข้อมูลก็จะแสดงอยู่ใน Word เป็นที่เรียบร้อย< > Google Docs ไปเป็นไฟล์อื่นๆ สามารถทำได้เช่นกัน คือ ให้ทำการคลิกไปที่แถบเครื่องมือ “ ไฟล์ ” จะอยู่มุมซ้ายด้านบนของหน้าจอ จากนั้นให้เลือกไปที่ “ ดาวน์โหลดเป็น ” และ เลือกรูปแบบสกุลไฟล์ที่ต้องการใช้งาน แต่ถ้าหากต้องการแปลงไปใช้งานเพื่อพิมพ์ใช้งานบนคอมพิวเตอร์ด้วย Microsoft Word หรือต้องการส่งไฟล์งานไปยังบุคคลอื่น แนะนำให้คลิกเลือกสกุลไฟล์เป็น .docx จากนั้นบันทึกไฟล์ไว้โฟลเดอร์ที่ค้นหาง่าย ****************************************************************