ระบบจัดการฐานข้อมูลโดยทั่วไปนั้นควรจะมีความสามารถในการอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างฐานข้อมูลใหม่ได้ พร้อมทั้งระบุโครงสร้างของข้อมูลได้โดยอาศัยภาษาสำหรับการออกแบบข้อมูล (Data Definition Language : DDL) อีกทั้งมีความสามารถในการดึง เปลี่ยนแปลง และปรับปรุงข้อมูลได้ โดยอาศัยภาษาสำหรับการจัดการข้อมูล (Data Manipulation Language : DML หรือ Query Language) นอกจากนี้ระบบจัดการฐานข้อมูลควรจะมีความสามารถในการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลขนาดใหญ่ ๆ มากตั้งแต่ขนาดจิกะไบต์ (Gigabyte ซึ่งมีค่าเท่ากับ ๑,๐๗๓,๗๔๑,๘๒๔ ไบต์) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือสามารถดูแลรักษาข้อมูลเหล่านั้น ให้ถูกต้องและปลอดภัยได้เป็นอย่างดี ทั้งนี้มีความเป็นไปได้ที่ผู้ใช้หลาย ๆ คนจะเรียกใช้ข้อมูลเดียวกันในเวลาเดียวกันซึ่งในกรณีนี้ระบบ จัดการฐานข้อมูลควรจะมีความสามารถในการจัดการทำงานให้แก่ผู้ใช้ทุก ๆ คนอย่างถูกต้องและท้ายสุดเมื่อระบบฐานข้อมูลล้มเหลวด้วยสาเหตุใดก็ตามระบบจัดการฐานข้อมูลควรจะมีความสามารถในการดึงข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยที่สุดกลับมาให้ผู้ใช้ได้ด้วย