โดยทั่วไปแล้วแบบฟอร์มข้อมูลส่วนตัวต่างๆ ไม่ว่าจะของหน่วยงานใดก็ตาม มักมีความคล้ายคลึงกัน ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจแบบฟอร์มทั้งหมดอย่างคร่าวๆ ก่อนว่าจะต้องกรอกข้อมูลอะไรบ้าง มีปริมาณข้อมูลที่ต้องกรอกเท่าไหร่ และที่สำคัญคือ ช่องว่างแต่ละช่องนั้นมีไว้สำหรับกรอกข้อมูลอะไร บางข้อมูลนั้นอาจมีตัวเลือกให้วงกลม กากบาท หรือเช็คถูกต้อง ทั้งนี้ทุกแบบฟอร์มนั้นมักจะเริ่มด้วยข้อมูลส่วนตัว (Personal Data) ดังนี้

    Name            ชื่อ

    Full name        ชื่อเต็ม (ชื่อ+นามสกุล)    

    Given name        ชื่อ

    Last name        นามสกุล

    Surname        นามสกุล

    Salutation        คำนำหน้าชื่อ

    Mr.            นาย

    Ms.            นางสาว

    Mrs.            นาง

*ชื่อและนามสกุลนั้นควรจะเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่หรือสะกดให้ชัดเจน อ่านออกง่าย ไม่สับสน

หลังจากข้อมูลเกี่ยวกับชื่อและนามสกุลแล้ว มักจะตามมาด้วยข้อมูลส่วนตัวอื่นๆ เช่น

 

ข้อมูลเกี่ยวกับวันเกิด, อายุ, เพศ, ส่วนสูง, น้ำหนัก ภูมิลำเนา, สัญชาติ, ศาสนา และอาชีพ ดังนี้

    Birthday        วันเกิด

    Date of birth        วันเกิด

    Age            อายุ

    Sex            เพศ

    Male            ชาย

    Female        หญิง

    Height            ส่วนสูง

    Weight        น้ำหนัก

    Birthplace        จังหวัดที่เกิด

    Place of birth        จังหวัดที่เกิด

    Nationality        สัญชาติ

    Religion        ศาสนา

    Buddhism        ศาสนาพุทธ

    Christian        ศาสนาคริสต์

    Catholic        ศาสนาคริสต์ นิกายคาทอลิค

    Protestant        ศาสนาครสิต์ นิกายโปรแตสแตนท์

    Islam            ศาสนาอิสลาม

    Occupation        อาชีพ

*กรณีแบบฟอร์มเพื่อวัตถุประสงค์สำคัญ จะต้องกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับเลขบัตรประจำตัวประชาชน ดังนี้

    ID Card No.            หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน

    Identification Card No.    หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน

    Issued at            สถานที่ออกบัตร

    Date Issued            วันที่ออกบัตร

    Expiry date            วันที่บัตรหมดอายุ

 

ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางการสมรส (Marital Status) ดังนี้

    Single                โสด

    Married            แต่งงานแล้ว

    Divorced            หย่าแล้ว

    Separated            แยกกันอยู่

    Widowed            เป็นหม้าย

    Spouse’s Name        ชื่อคู่สมรส

 

ข้อมูลเกี่ยวกับสมาชิกในครอบครัว (Family Status) เพื่อน หรือบุคคลอ้างอิง ดังนี้

    Father’s name        ชื่อบิดา

    Mother’s name        ชื่อมารดา

    Children            ลูก

    Reference            บุคคลอ้างอิง

    Relationship            ความสัมพันธ์

    Remark            หมายเหตุ

 

ข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่อาศัย อีเมล์ เบอร์โทรฯ และสถานที่ติดต่อสำหรับส่งเอกสาร ดังนี้

    Home Address        ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน

    Registered Address        ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน

    Present Address        ที่อยู่ปัจจุบัน

    Permanent Address        ที่อยู่ถาวร

    Mailing Address        ที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้ทางไปรษณีย์

    E-mail Address        อีเมล์

    Tel.                เบอร์โทรฯ

    Telephone Number        เบอร์โทรศัพท์

*กรณีที่ที่อยู่ทั้งสองที่เป็นที่เดียวกัน ในช่องที่อยู่ mailing address สามารถกรอกไปว่า same as above ก็ได้ แปลว่า ที่อยู่เดียวกันกับที่อยู่ด้านบน (home address)

 

สำหรับแบบฟอร์มที่ใช้ในการเรียนต่อหรือสมัครงาน มักจะมีการขอข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์ต่างๆ ในชีวิต ดังนี้

ข้อมูลเกี่ยวกับการรับราชการทหาร (Military Service) เช่น

    Exempted            ได้รับการยกเว้น

    Discharged            ปลดประจำการแล้ว

    Serving            อยู่ในระหว่างการเป็นทหารเกณฑ์

 

ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการศึกษา (Education Background) เช่น

    School                โรงเรียน

    Primary School        โรงเรียนประถม

    Secondary School        โรงเรียนมัธยม

    Junior High School        โรงเรียนมัธยมต้น

    High School            โรงเรียนมัธยมปลาย

    College            โรงเรียน/วิทยาลัย

    University            มหาวิทยาลัย

    Grade                ระดับชั้น

    Period                ระยะเวลาที่ศึกษา

    Field of study            สายการเรียน/คณะ/ภาควิชา

    Degree            ระดับการศึกษา

    Bachelor’s Degree        ปริญญาตรี

    Master’s Degree        ปริญญาโท

 

ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการทำงาน (Work Experiences/Previous Employment) เช่น

    Position            ตำแหน่งที่สมัคร

    Expected Salary        เงินเดือนที่ต้องการ

    Company            บริษัท

    Position            ตำแหน่ง

    Title                ตำแหน่ง

    Period                ระยะเวลาที่ทำงาน

    Salary                เงินเดือน

    Duty                หน้าที่ความรับผิดชอบ

    Responsibility            หน้าที่ความรับผิดชอบ

*ประวัติการทำงานถือเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดในแบบฟอร์มการสมัครงาน ควรกรอกชื่อบริษัทเก่าให้ถูกต้อง ใส่รายละเอียดงานให้ชัดเจนที่สุดว่าเรามีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง

 

ข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถทางภาษา (Proficiency in Language) เช่น

    Languages            ภาษาที่สื่อสารได้    

    Speaking            การพูด

    Listening            การฟัง

    Reading            การอ่าน

    Writing            การเขียน

    Excellent            ดีมาก

    Fluent                คล่องแคล่ว

    Good                ดี

    Working            ใช้งานได้

    Fair                พอใช้/ปานกลาง

    Slight                ได้เล็กน้อย

    Poor                ค่อนข้างอ่อน

 

และสุดท้าย หากเป็นแบบฟอร์มที่สำคัญหรือต้องมีการยืนยันตัวตน เราจะต้องเซ็นต์ยินยอมหรือยืนยันที่ด้านล่างสุดของแบบฟอร์ม ดังนี้

    Signature            ลายเซ็น

    Applicant’s Signature    ลายเซ็นผู้สมัคร

    Witness            พยาน