ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูล
ความหมายของข้อมูล
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่น คน สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง
ความสำคัญของข้อมูล
ปัจจุบันโลกมีการแข่งขันมากขี้นทุกขณะ ข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นมากในการแข่งขัน เพราะจะช่วยทำให้การตัดสินใจถูกต้อง และการตัดสินใจสิ่งต่าง ๆ จะทำไม่ได้เลย ถ้าหากไม่รู้ข้อมูล ด้วยเหตุนี้ในการทำงานจึงต้องมีการเสาะแสดงหาข้อมูธลที่มีอยู่ว่าเพียงพอที่จะใช้ติดสินใจหรือไม่ ถ้าไม่เพียงพอก็ต้องเสาะแสวงหาข้อมูลเพิ่มเติมอีก
คุณสมบัติของข้อมูล
1. ความถูกต้อง
2. รวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
3. ความสมบูรณ์
4. ความชัดเจนและกระทัดรัด
5. ความสอดคล้อง
ประเภทของข้อมูล
1. จำแนกตามรูปลักษณะของข้อมูล
ข้อมูลอักขระ
- ข้อมูลอักขระ ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ เช่น
- บ้านเลขที่
- ถนน
- อำเภอ
- จังหวัด
- รหัสไปรษณีย์
ข้อมูลตัวเลข
- ข้อมูลตัวเลข ได้แก่ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวน เช่น 12, 2500, 8.35
ข้อมูลภาพ
- ข้อมูลภาพ ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นภาพถ่าย หรือลายเส้น เช่น
- ภาพถ่ายทางอากาศ
- แบบก่อสร้างอาคาร
- ภาพลายนิ้วมือ
ข้อมูลเสียง
- ข้อมูลเสียง ได้แก่ เสียงที่เกิดขึ้นจากธรรมชาติ และเสียงที่มนุษย์สร้างขึ้น และบันทึกเอาไว้ เช่น
- คำให้การในศาลที่บันทึกไว้ในแถบเสียง
- เสียงเพลง
- เสียงลมพัด ฯลฯ
2. จำแนกตามลักษณะแหล่งเกิดข้อมูล
ข้อมูลสิ่งแวดล้อม
- ได้แก่สิ่งแวดล้อม ที่สะท้อนสิ่งที่เกิดขึ้นในสังคมและโลก ทำให้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างในโลกนี้
ข้อมูลวิทยาศาสตร์
- ได้แก่ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานวิทยาศาสตร์ทั้งที่เป็นความจริงที่พิสูจน์แล้ว
ข้อมูลข่าวสารและเอกสาร
- ข้อมูลข่าวสารและเอกสาร ได้แก่ ข้อมูลที่เกี่ยวกับชื่อของเอกสารต่าง ๆ ที่ได้มีการจัดพิมพ์ขึ้น ตลอดจนบทคัดย่อเอกสารนั้น รวมถึงชื่อผู้เขียน วัน เดือน ปี และ สถานที่พิมพ์ เป็นต้น
ข้อมูลหน่วยงาน
- ข้อมูลหน่วยงาน ได้แก่ ข้อมูลบ่งชี้ความเป็นไปภายในหน่วยงาน
ข้อมูลส่วนตัว
- ได้แก่ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องส่วนตัวของแต่ละคน
การจัดการข้อมูล
1. จัดเก็บข้อมูล
2. บันทึกข้อมูล
3. การปรับปรุง
4. การสำเนาข้อมูล
5. ตรวจสอบ
6. เรียกค้นข้อมูล
7. ป้องกันรักษาข้อมูล
8. เผยแพร่แจกจ่าย