โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล (Graphic Presentation Program)

      โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล คือ โปรแกรมสำหรับจัดเตรียมเอกสารต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการนำเสนอข้อมูล เช่น แผ่นใส สไลด์ โปสเตอร์ เอกสารสำหรับผู้ฟังหรือเอกสารสรุปสำหรับผู้พูด หากจะต้องเตรียมเอกสารเหล่านี้ด้วยมือทั้งหมดก็จะต้องเตรียมงานในปริมาณที่ค่อนข้างมากและต้องทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีกซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองเวลา ดังนั้นการนำเสนอข้อมูลในปัจจุบันจึงนิยมใช้โปรแกรมการนำเสนอข้อมูลแทนซึ่งโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลไม่ค่อยมีการปรับเปลี่ยนมากนักมีเพียงการเพิ่มเติมส่วนการช่วยเหลือแนะนำเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้สะดวกรวดเร็วขึ้นเพิ่มความสามารถในการนำเสนอข้อมูลแบบสื่อประสมที่มีทั้งข้อความ (Text) กราฟิก (Graphic) เสียง (Sound) วีดิทัศน์ (Video) เพิ่มความสามารถในการสร้างแฟ้มข้อมูลที่เป็นเอกสารเว็บเพื่อให้ทันสมัยในยุคอินเทอร์เน็ตอีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมต่าง ๆ ได้ เช่น ความสามารถในการดึงข้อมูลจากโปรแกรมแผ่นตารางทำการและโปรแกรมประมวลผลคำเข้ามาใช้งานร่วมกัน เป็นต้น 

      คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมการนำเสนอข้อมูล คือ การเริ่มต้นใช้งานได้ง่ายมีวัตถุดิบให้เลือกใช้มากมาย ความสามารถในการจัดการกับสไลด์ได้ง่ายและความสามารถในการควบคุมการแสดงผลของข้อมูลได้ดี การเริ่มต้นใช้งานได้ง่าย หมายถึง โปรแกรมได้จัดเตรียมรูปแบบสไลด์ที่จะนำเสนอข้อมูลให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจและตามความเหมาะสมของงานโดยไม่จำเป็นต้องสร้างรูปแบบขึ้นมาเอง  โปรแกรมบางโปรแกรมได้พัฒนาให้มีความสะดวกสำหรับผู้ใช้มือใหม่ด้วยการเรียกใช้ส่วนช่วยเหลือแนะนำการสร้างงานนำเสนอข้อมูลที่ละขั้นตอนจนเสร็จเพื่อให้ได้งานที่ถูกใจ นอกจากนี้ผู้ใช้ยังไม่จำเป็นต้องมีฝีมือทางศิลปะและมีความเชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์เป็นพิเศษก็สามารถสร้างงานสำหรับนำเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สวยงาม และสะดุดตาเพราะโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลมีวัตถุดิบให้เลือกใช้มากมาย นอกจากข้อความ (Text) แล้วยังมีข้อมูลในรูปแบบอื่น ๆ เช่น แผนผัง ( Chart) กราฟิก (Graphic) เสียง (Sound) วีดิทัศน์ (Video) เป็นต้น โปรแกรมรุ่นใหม่ ๆ ในปัจจุบันจึงได้เพิ่มแฟ้มข้อมูลของวัตถุดิบเหล่านี้ไว้มากมายให้เลือกใช้ได้ตามความพอใจ  ดังนั้นงานนำเสนอข้อมูลแบบใหม่จึงเป็นการแสดงข้อมูลที่ผสมผสานข้อมูลรูปแบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน เรียกว่า การนำเสนอข้อมูลแบบสื่อประสม (Multimedia) ข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ เหล่านั้นจึงจัดเป็นวัตถุดิบที่สำคัญสำหรับการสร้างงานนำเสนอข้อมูลให้น่าสนใจและเข้าใจได้ง่ายขึ้น 
      ความสามารถในการจัดการกับสไลด์ได้ง่าย หมายถึง ความสามารถในการกำหนดรูปแบบหลักหรือรายละเอียดอื่น ๆ ของสไลด์ไว้เพียงครั้งเดียว เช่น สีของพื้นหลังสไลด์ สีของข้อความ รูปแบบตัวอักษร เป็นต้น จากนั้นจึงนำรูปแบบหลักนี้ไปใช้กับทุกสไลด์ที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลนั้นให้กับหน้าหลักเพียงหน้าเดียว ถ้ามีการแก้ไขปรับแต่งในภายหลังก็สามารถทำได้ในหน้าหลักเพียงหน้าเดียวเช่นกัน โดยโปรแกรมจะแก้ไขให้เองอย่างอัตโนมัติในทุก ๆ หน้า การสร้างหน้าใหม่ การลบสไลด์บางหน้า หรือการสับเปลี่ยนลำดับการแสดงผล สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องสร้างไปเรียงไปทีละหน้าให้ถูกต้องตั้งแต่แรก 
      ความสามารถในการควบคุมการแสดงผลของข้อมูลได้ดี หมายถึง ความสามารถในการควบคุมการเปลี่ยนหน้าสไลด์แต่ละหน้าหรือการแสดงข้อความแต่ละบรรทัดแตกต่างกันตามความเหมาะสม เช่น ให้จอภาพของสไลด์หน้าที่แสดงเสร็จแล้วค่อย ๆ เลื่อนออกไปทางด้านใดด้านหนึ่งแล้วค่อยให้สไลด์หน้าต่อไปมาปรากฏแทนหรือในการกำหนดการแสดงข้อความอาจกำหนดให้ข้อความค่อย ๆ เลื่อนลงมาจากข้างบนหรือจากข้อความที่เลือนลางแล้วค่อย ๆ ปรากฏชัดขึ้นเรื่อย ๆ เป็นต้น ความสามารถนี้ช่วยให้การนำเสนอข้อมูลมีการเคลื่อนไหวจึงทำให้ไม่น่าเบื่อและน่าสนใจยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ในการสร้างงานนำเสนอข้อมูลที่ผ่านมาบางโปรแกรมสามารถสร้างแฟ้มข้อมูลหนึ่งแฟ้มต่อสไลด์หนึ่งหน้า  ดังนั้นการแสดงผลข้อมูลเพียงรูปแบบเดียวก็เพียงพอแล้วแต่สำหรับโปรแกรมที่สามารถสร้างสไลด์ได้หลายหน้าโดยบันทึกไว้ในแฟ้มข้อมูลเพียงแฟ้มเดียวก็จำเป็นจะต้องมีวิธีแสดงผลข้อมูลในหลายรูปแบบ การแสดงผลข้อมูลแต่ละรูปแบบนี้เรียกว่า มุมมองเพื่อให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับสไลด์ได้สะดวกยิ่งขึ้น

      มุมมองต่าง ๆ สำหรับการแสดงผลข้อมูล เช่น มุมมองแบบเรียงลำดับหน้าสไลด์ คือ จะแสดงให้เห็นสไลด์ทุก ๆ หน้าพร้อมกันและเห็นลำดับการจัดเรียงหน้าสไลด์ได้ทันที ดังนั้นถ้าต้องการสับเปลี่ยนลำดับการแสดงผลข้อมูลใหม่ก็สามารถทำได้ทันทีในขณะที่อยู่ในมุมมองนี้โดยเลือกสไลด์หน้าที่ต้องการเปลี่ยนตำแหน่งแล้วดึงไปวางในตำแหน่งตามต้องการหรือมุมมองแบบที่สามารถเขียนคำอธิบายสไลด์กำกับไว้ใต้สไลด์แต่ละหน้าเพื่อใช้เป็นเอกสารสำหรับผู้พูดหรือมุมมองแบบแสดงผลเต็มหน้าจอสำหรับสไลด์ทีละหน้าตามลำดับก่อนหลังที่ได้เรียงไว้ มุมมองแบบนี้จะเป็นมุมมองที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลจริง ๆ ดังนั้นผู้ใช้สามารถตรวจสอบการแสดงผลข้อมูลจริงได้จากมุมมองนี้