Home
Education
Classroom
Knowledge
Blog
TV
ธรรมะ
กิจกรรม
โครงการทรูปลูกปัญญา

โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor)

Posted By Plookpedia | 20 เม.ย. 60
3,357 Views

  Favorite

โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor)

      โปรแกรมประมวลผลคำหรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor Program) เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว อาทิเช่น จดหมาย บันทึกข้อความ ใบปะหน้า โทรสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ เป็นต้น โดยเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษผู้ใช้สามารถเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลที่จัดเก็บได้โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด ในปัจจุบันคุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา คุณสมบัติพื้นฐานต่าง ๆ ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูล การควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย

 

โปรแกรมประมวลผลคำ
การนำโปรแกรมประมวบผลคำมาช่วยในการพิมพ์เอกสารจะทำให้สามารถแก้ไขข้อมูลแทรกตัวอักษร


      เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำนั้นช่วยให้ผู้ใช้งานพิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่องด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า การม้วนคำ (Word Wrap) ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดี ผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความโดยไม่ต้องกังวลว่าข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวาของบรรทัดที่กำหนดไว้  เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อยก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่มีชื่อแฟ้มข้อมูลกำกับโดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำใหม่ทั้งหมด เครืองมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การแทรก (Insert) โดยโปรแกรมจะทำการร่นคำที่มีอยู่เดิมนั้นให้เลื่อนไปทางขวามือเพื่อให้มีช่องว่าสำหรับคำใหม่หรือ การเขียนทับ (Overwrite) ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ถูกลงไปทับแทนคำหรือข้อความเดิมที่ผิดโดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อนและยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหาและแทนที่คำเพื่อช่วยให้สามารถแก้ไขคำต่าง ๆ ได้เร็วขึ้นด้วยการไม่ต้องพิมพ์คำที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง  โปรแกรมก็จะทำการค้นหาและแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติและครบทุกคำ  การควบคุมการแสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้นโปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษรและย่อหน้าได้อย่างสวยงาม อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบและยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจและตามความเหมาะสมของเอกสาร ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้นโปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่โดยอัติโนมัติทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร เช่น การกำหนดให้ข้อความในบรรทัดเริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกันหรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด เป็นต้น  เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมายเครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้ ๑ ฉบับ พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่งที่จะต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูลและสร้างแฟ้มข้อมูลสำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้  เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้นหรือจ่าหน้าซองจดหมายโปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ในตำแหน่งที่กำหนดไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคน 
      ในปัจจุบันโปรแกรมประมวลผลคำมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ มีเครื่องมือต่าง ๆ ที่ช่วยในการพิมพ์หรือสร้างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น งานสร้างตาราง การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์ การตรวจสอบตัวสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ และความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้นโปรแกรมประมวลผลคำจึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีดและสามารถใช้งานเสมือนโรงพิมพ์ตั้งโต๊ะ

คุณสมบัติพิเศษที่ช่วยสร้างเอกสาร

๑. มีแม่แบบของเอกสารให้เลือกใช้ 
      โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ ๆ จะมีแม่แบบของเอกสารที่ใช้โดยทั่วไปในสำนักงานให้สามารถเลือกใช้ได้ทันที เช่น จดหมายบันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร ประวัติส่วนตัว เป็นต้น จึงทำให้ได้เอกสารที่ถูกต้องตามมาตรฐานและสร้างเอกสารได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น 

๒. การสร้างตาราง 
      การใช้โปรแกรมประมวลผลคำในยุคแรกนั้น การสร้างตารางเป็นเรื่องที่ยุ่งยากเพราะต้องคำนวณและกะระยะเองแต่สำหรับโปรแกรมประมวลผลคำในยุคหลังนี้จะมีเครื่องมือช่วยให้งานสร้างตารางง่ายขึ้นเพียงแต่กำหนดจำนวนแถวและจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการทำเป็นตารางโปรแกรมก็จะสร้างตารางให้มีขนาดตามที่ระบุได้ทันที นอกจากนี้ยังสามารถแก้ไขเพิ่มความกว้างของแต่ละคอลัมน์หรือความสูงของแต่ละแถวได้ อีกทั้งสามารถกำหนดเส้นแบ่งคอลัมน์และเส้นแบ่งแถวของตารางได้ตามต้องการ เช่น กำหนดให้เป็นเส้นทึบหรือเส้นคู่ เป็นต้น 

 

โปรแกรมประมวลผลคำ
ขั้นตอนการสร้างตารางจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด


๓. การจัดแบ่งข้อความเป็นหลายคอลัมน์ 
      โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ ๆ ได้เพิ่มความสามารถในการจัดรูปแบบคอลัมน์ได้ เช่น กำหนดให้แบ่งข้อความทั้งหมดเป็น ๒ คอลัมน์ ๓ คอลัมน์ หรือมากกว่าได้ เป็นต้น นอกจากนี้ยังสามารถจัดแบ่งคอลัมน์ในอีกรูปแบบ คือ การกำหนดให้ข้อความในคอลัมน์ทางซ้ายสัมพันธ์กับข้อความในคอลัมน์ทางขวาซึ่งเหมาะกับการอธิบายวิธีการทำงาน อธิบายคำสั่งแต่ละคำสั่ง หรืออธิบายความหมายของคำแต่ละคำในคอลัมน์ทางซ้ายโดยใช้ข้อความที่บรรยายในคอลัมน์ทางขวาคุณสมบัตินี้จึงเหมาะสำหรับงานหนังสือพิมพ์หรือวารสารโดยทั่วไปที่จัดเรียงข้อความเป็นคอลัมน์ 
๔. การทำงานแบบ WYSIWYG 
      การทำงานแบบ WYSIWYG (ย่อมาจาก What You See is What You Get) คือ การทำงานที่เราสามารถเห็นสิ่งที่ปรากฏบนหน้าจอได้เหมือนกับผลที่ได้จากการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตัวอักษรที่เน้นให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง หรือตัวที่ขีดเส้นใต้จะแสดงผลให้เห็นทางหน้าจอ ดังนั้นสิ่งที่เรากำหนดไว้จะแสดงให้เห็นจริงบนหน้าจอโดยตรงและไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาทดลองดูก่อน คุณสมบัตินี้ช่วยให้เราสามารถจัดการกับหน้าเอกสารตามความต้องการได้ทันที่ 
๕. การตรวจสอบการสะกดคำ 
      ความสามารถในการตรวจสอบการสะกดคำนี้ คือ การตรวจสอบคำที่สะกดผิดและคำที่ใช้ผิดหลักไวยากรณ์โดยจะทำการเปรียบเทียบคำที่พิมพ์กับคำในพจนานุกรมที่ติดตั้งมากับตัวโปรแกรมซึ่งสามารถตรวจสอบการสะกดคำได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษโดยคำหรือข้อความที่ตรวจพบว่าผิดจะถูกเน้นให้ผู้ใช้มองเห็นได้อย่างชัดเจน เช่นเน้นด้วยเส้นหยัดฟันปลาใต้คำที่สะกดผิดหรือบางโปรแกรมจะแสดงคำใกล้เคียงที่คิดว่าถูกต้องขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้แทนคำที่ผิดได้ทันที นอกจากการช่วยตรวจหาคำผิดแล้วบางโปรแกรมจะช่วยแสดงคำที่สะกดใกล้เคียงกับคำที่กำลังพิมพ์ขึ้นมาผู้ใช้สามารถจะเลือกใช้ได้เลยโดยไม้ต้องพิมพ์คำนั้นต่อจนครบทุกตัวอักษร เช่น ขณะพิมพ์คำว่า "อาทิ" โปรแกรมจะแสดงคำว่า "อาทิตย์" ขึ้นมาถ้าเราต้องการพิมพ์คำว่า "อาทิตย์" ก็เลือกใช้ได้เลย โปรแกรมจะพิมพ์คำนั้นให้ทันที การตรวจสอบให้อย่างอัตโนมัติเช่นนี้ช่วยให้งานสร้างเอกสารทำได้รวดเร็วขึ้นโดยไม่ต้องกลับมาตรวจหาคำผิดภายหลังการพิมพ์เสร็จแล้วและทำให้ได้เอกสารที่ถูกต้องทันที 
๖. การแทรกข้อความสัญลักษณ์พิเศษ 
โปรแกรมประมวลผลคำบางโปรแกรมช่วยให้เราสร้างเอกสารได้เร็วขึ้นโดยการใส่รายละเอียดทั่วไปลงในเอกสารให้อย่างอัตโนมัติ เช่น 

  • วันที่และวันในสัปดาห์ที่มีให้เลือกหลายรูปแบบ เช่น วันจันทร์ที่ ๔ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือวันที่ ๔ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือ ๐๔/๐๕/๒๕๔๑ ๑๐.๒๑ น. เป็นต้น
  • ข้อความที่มักใช้บ่อย ๆ ได้แก่ คำขึ้นต้นและคำลงท้ายของจดหมาย เช่น เรียนคุณพ่อและคุณแม่ที่เคารพหรือเรียนท่านสุภาพบุรุษและสุภาพสตรีหรือขอแสดงความนับถืออย่างสูงหรือด้วยความเคารพอย่างสูง เป็นต้น
  • สัญลักษณ์พิเศษที่นอกเหนือจากตัวอักษรบนแป้นพิมพ์ เช่น สมการทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น

 

โปรแกรมประมวลผลคำ
การนำโปรแกรมประมวบผลคำมาช่วยในการพิมพ์เอกสารจะทำให้สามารถแก้ไขข้อมูลแทรกตัวอักษร

 

๗. การรวมภาพกราฟิก 
      โปรแกรมประมวลผลคำในปัจจุบันได้เพิ่มความสามารถในการใส่รูปภาพกราฟิกต่าง ๆ เข้าไปในเอกสารในตำแหน่งที่ต้องการได้ เช่น การแทรกรูปภาพลงในย่อหน้าหรือแทรกรูปภาพให้เสมือนรูปภาพถูกล้อมรอบด้วยข้อความซึ่งมักจะพบเห็นกันทั่วไปในหน้าสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เป็นต้น นอกจากนี้บางโปรแกรมได้จัดเตรียมคลังรูปภาพให้ด้วย ผู้ใช้สามารถเรียกใช้รูปภาพเหล่านั้นได้ทันทีหรือสร้างคลังรูปภาพเก็บไว้ได้เอง  การแทรกรูปภาพลงในเอกสารจะมีการแบ่งกันพื้นที่ไว้ให้ ดังนั้นข้อความที่เป็นตัวอักษรจะเข้าไปทับในบริเวณกราฟิกไม่ได้เราจะมองเห็นภาพกราฟิกปรากฏบนจอภาพโดยตรงและสามารถสั่งให้แสดงผลออกมาทางเครื่องพิมพ์ได้ 

เครื่องมือช่วยในงานเรียบเรียง 

      งานเรียบเรียงเอกสาร คือ การใส่องค์ประกอบเพิ่มเติมให้แก่เอกสารที่พิมพ์เพิ่มขึ้นเพื่อให้เอกสารนั้นมีความเป็นระเบียบและมีรูปเล่มแบบหนังสือหรือวารสารต่าง ๆ เพื่อให้ผู้อ่านสามารถอ่านเอกสารนั้น ๆ ได้สะดวก องค์ประกอบดังกล่าว ได้แก่ หน้าสารบัญ หน้าเอกสารอ้างอิง หมายเลขกำกับเลขหน้าเอกสาร ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ เป็นต้น  ขั้นตอนต่าง ๆ เหล่านี้หากต้องทำด้วยมือทั้งหมดคงไม่สะดวกนักเนื่องจากมีโอกาสที่จะผิดพลาดได้มากและเป็นการสิ้นเปลืองเวลาโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ ๆ จึงได้รับการปรับปรุงเพิ่มเติมให้มีเครื่องมือเหล่านี้ขึ้น 
๑. การทำเค้าโครงของเอกสาร หรือการสร้างรายงานของข้อความ 
      การเรียบเรียงรายงานหรือเอกสารวิชาการต่าง ๆ จะต้องมีการเตรียมหัวข้อไว้ก่อนแล้วจึงจะทำการแทรกข้อความเพิ่มเติมลงไป โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ ๆ จะมีเครื่องมือช่วยย่อหน้าเป็นหมวดหมู่ได้อย่างสวยงามและหากต้องการพิมพ์ข้อความเป็นรายการก็สามารถเลือกทำได้หลายรูปแบบ เช่น ใส่หมายเลขเรียงลำดับกำกับหน้ารายการหรือใส่จุดวงกลมทึบหรือรูปสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ที่นิยมเรียกกันว่า "บุลเล็ต"(Bullet) กำกับข้างหน้าแต่ละรายการ ดังนั้นเมื่อเพิ่มรายการใหม่ลงไปโปรแกรมก็จะสร้างรายการต่อไปให้ใหม่อย่างอัตโนมัติตามรูปแบบที่เลือกไว้ 
๒. การสร้างสารบัญและดัชนีท้ายเล่ม 
      การทำสารบัญและดัชนีท้ายเล่มของหนังสือหรือบทเรียนเป็นงานที่ยุ่งยากและต้องใช้เวลามากแต่โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ ๆ จะมีเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถสร้างหน้าสารบัญและดัชนีท้ายเล่มได้อย่างรวดเร็ว  

      การสร้างสารบัญ ทำโดยการดึงหัวข้อต่าง ๆ ในหน้าเอกสารมาสร้างเป็นสารบัญและดึงหมายเลขหน้าเอกสารที่หัวข้อเหล่านั้นปรากฏมากำกับรวมในสารบัญเลย 

      การสร้างดัชนีท้ายเล่ม ก็เช่นเดียวกัน คือ คณะพิมพ์ข้อความ ผู้ใช้สามารถกำหนดคำสำคัญที่ต้องการนำมาสร้างดัชนีเอาไว้และคำเหล่านั้นจะถูกเรียบเรียงเป็นดัชนีท้ายเล่มอย่างอัตโนมัติพร้อมทั้งมีหมายเลขหน้าเอกสารของคำเหล่านั้นมาแสดงไว้ด้วย 
๓. การเรียงหมายเลขเชิงอรรถ เอกสารอ้างอิง 
      โปรแกรมรุ่นใหม่ ๆ จะมีเครื่องมือช่วยในการเรียงลำดับหมายเลขเชิงอรรถ (footnotes) เอกสารอ้างอิง (references) รูปที่ (figures) หรือตารางที่ (tables) ให้อย่างอัตโนมัติเมื่อมีการแทรกหรือแก้ไขเพิ่มเติมโปรแกรมก็จะเรียงลำดับให้ใหม่อย่างรวดเร็ว

ทันสมัยในยุคอินเทอร์เน็ต 

      ในยุคอินเทอร์เน็ตใคร ๆ ก็สามารถสร้างหน้าเอกสารส่วนตัวบนเว็บได้และคนส่วนใหญ่ก็มักจะคุ้นเคยกับการสร้างเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำอยู่แล้ว ดังนั้นโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ ๆ จะทำหน้าที่แปลงแฟ้มข้อมูลเอกสารที่พิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้วให้เป็นเอกสารเว็บได้อย่างง่ายดายโดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับคำสั่งต่าง ๆ ของภาษา HTML (HyperText Markup Language) ที่ใช้ในการสร้างเอกสารเว็บเลยเพียงแต่ปรับแต่งเอกสารเล็กน้อยเท่านั้น  แต่อย่างไรก็ตามโปรแกรมประมวลผลคำที่มีความสามารถในการสร้างเอกสารเว็บนั้นจะเพิ่มเติมเครื่องมืออีกหลายอย่าง เช่น รูปแบบของหน้าเอกสารเว็บ การใส่บุลเล็ต การทำเส้นแบ่งหน้าในแนวนอน การทำรายการที่มีหมายเลขขึ้นต้น การแทรกรูปภาพ หรือการเชื่อมโยงเอกสาร เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารเว็บได้อย่างครบถ้วนและรวดเร็ว

 

โปรแกรมประมวลผลคำ
การสร้างเว็บเพจจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดรุ่นใหม่ๆ

 

เว็บไซต์ทรูปลูกปัญญาดอทคอมเป็นเพียงผู้ให้บริการพื้นที่เผยแพร่ความรู้เพื่อประโยชน์ของสังคม ข้อความและรูปภาพที่ปรากฏในบทความเป็นการเผยแพร่โดยผู้ใช้งาน หากพบเห็นข้อความและรูปภาพที่ไม่เหมาะสมหรือละเมิดลิขสิทธิ์ กรุณาแจ้งผู้ดูแลระบบเพื่อดำเนินการต่อไป
  • Posted By
  • Plookpedia
  • 15 Followers
  • Follow